Bestelsysteem voor lokale producenten, centrale afhaling ondersteund met RFID

Para Ti heeft momenteel vier kassaloze voedingswinkels, waaronder Para Ti Beernem. Klanten winkelen met hun smartphone en de afrekening gaat automatisch. We bieden producten aan rechtstreeks van de producent en hebben een compleet voedingsgamma (een 400 product referenties). De winkels zijn 24/7 open waardoor ze een goede ondersteuning bieden voor de buurt. We merken dat onze buurtwinkels enorm gewaardeerd worden in de buurt door: lokale producten en rechtstreeks van de producent, kwaliteit van de unieke producten en de betaalbaarheid; het gemak van winkelen en elke dag open te zijn; het spontaan ontmoeten van een buurtbewoner in de winkel.

Een klant komt binnen in de winkel en scant met behulp van onze app een QR-code op een kast, koelkast of diepvries. Na het scannen kan de klant de deur openen (anders is die op slot) en kan vervolgens producten uit de rekken halen. Gewichtsensoren in de schappen detecteren elke aankoop. Een klant kan dus bijvoorbeeld twee flessen melk en een pakje hoeveboter nemen en vervolgens de koelkast deur sluiten. Na het sluiten registreren de gewichtsensoren de gewichtsverschillen van het melkschap en het boterschap en rekenen vervolgens uit wat de klant nam. De twee flessen melk en pakje hoeveboter worden vervolgens automatisch afgerekend. 
Alle technologie is door onszelf ontwikkeld (in samenwerking met freelancers) en toen we gestart waren met onze eerste winkel (Beernem) waren wij, voor zover we weten, de eerste in Europa met dit concept. Sindsdien zijn enkele grote spelers, waaronder Colruyt (die ons daarvoor contacteerde), hiermee ook aan het experimenteren.

Naast het direct winkelen in onze fysieke winkels, willen we graag het assortiment (en het gebruiksgemak) uitbreiden door ook op bestelling te werken. Dit noemen we Para Ti+. Momenteel is het enkel mogelijk om te bestellen via Para Ti+ in één van onze winkel te Beernem én enkel bij de bakker. De Beernemse klant kan via onze app het volledige assortiment bestellen bij de bakker en de bakker legt dit voor de klant klaar in onze winkel. De bestelling gaan relatief ok (momenteel wel slechts 2,5% van onze omzet in Beernem). Echter is de gebruikservaring niet goed. Het bestelsysteem is niet goed, het ophalen van de bestelling is niet goed georganiseerd en voor de producent kan het systeem efficiënter. Daarbovenop is het systeem momenteel enkel ‘geschikt’ voor bakkerij producten en zien we een grote opportuniteit om dit ook uit te breiden naar hoevevlees, hoevezuivel, traiteur maaltijden, eieren etc. Met behulp van Para Ti (onze voedingswinkels) kunnen klanten dus hun dagdagelijkse inkopen doen, maar ook de minder dagelijkse benodigdheden bestellen via Para Ti+ (zoals de zondagse ontbijtkoeken, een pakket diepvries hoevevlees, traiteurmaaltijden en hoeveijs voor een familiefeest en zo verder. 
We zouden dus graag een project indienen om Para Ti+ (het bestelsysteem) te verbeteren, zowel bij bestelling, ophaling als verwerking voor de producent. 
We verwachten op termijn (lineaire groei binnen de drie jaar) met Para Ti+ een omzet van lokale producten te realiseren van ongeveer 30 000 euro/jaar/winkel (op de huidige vier winkels dus 120 000). Dit zou ongeveer 8% zijn van de totale omzet van de winkel. 
Hieronder geef ik graag een overzicht van de aanpassingen:

Bestelsysteem:
Een klant moet bestellingen kunnen plaatsen op zowel de mobiele app als de website. We willen het zo gemakkelijk mogelijk maken om een bestelling te plaatsen (voor voeding hebben mensen weinig geduld). Vandaar dat via Para Ti+ de afrekening ook automatisch moet gaan. 
We moeten ook de manier van bestellen telkens aanpassen naar de categorie van producten. Dit is nodig om het systeem goed te laten werken; 1 aanpak voor alle categorieën zal zowel voor de klant als de producent frustratie opwekken. Een pakket hoevevlees bestellen dient anders te gebeuren dan het bestellen van de zondagse ontbijtkoeken. Een gespecialiseerde aanpak (en setting) is nodig.  De klant moet ook een gepersonaliseerd bericht kunnen toevoegen. 
We kunnen de standaard e-commerce platformen hiervoor niet gebruiken omdat zij geen integratie toestaan met ons betalingssysteem. Alles moet echter vlot verlopen en met twee betalingssystemen werken zal Para Ti+ niet doen slagen. Vaak missen zij ook de nodige flexibiliteit om voeding op een goede manier aan te bieden.

Verwerking van bestelling door producent:
Bestellingen moeten automatisch worden doorgestuurd naar de producent met een duidelijke en gemakkelijke interface, zowel voor een bakker die dagelijks bestellingen moet verwerken; als voor een hoeve met vlees die wekelijks bestellingen moet verwerken. Er moeten standaard etiketten (met RFID tag) automatisch worden afgedrukt, die zowel info biedt voor de producent als de klant. Een interface hiervoor bouwen is nodig.

Er moet ook een feedback lus aanwezig zijn. Bij vlees moet de bestelling aangepast worden als bijvoorbeeld de entrecote 845 gram is ipv het gesuggereerde gewicht van 800 gram. De communicatie hierrond moet automatisch en duidelijk zijn voor de klant.

Bij levering moet de producent eenvoudig kunnen aanduiden dat de producten geleverd zijn én de klant moet hiervan automatisch op de hoogte gebracht worden.

Ophalen van bestellingen (meeste innovatie):
Voor de ophalingen willen we niet werken met de standaard lockers. Lockers leggen beperkingen op qua inrichting, hoeveelheid bestellingen, formaten etc. Bovendien vinden wij lockers geen gebruiksvriendelijke klantenervaring en absoluut geen standaard winkelervaring. Wij streven in onze winkels steeds naar een standaard gekende winkelervaring, maar dan ondersteund door technologie.

Voor de ophalingen willen we in onze winkel te Beernem (=pilootproject), en bij uitbreiding later in de andere winkels (installatiekost valt buiten dit project, financieren we zelf), een Para Ti+ hoek maken waar de klant de bestelling kan ophalen. Deze hoek moet zowel gekoelde producten, diepvries en niet gekoelde producten kunnen aanbieden.

Om de ophaling van bestellingen te kunnen volgen, gingen we initieel ook werken met gewichtsensoren. Echter zijn gewichtsensoren hier minder ideaal, door de variatie aan bestellingen en gewichten en bijgevolg de oneindige aantallen combinaties die kunnen gevormd worden (waardoor het correct registreren van ophalingen niet altijd goed werkt).  Daarom zullen we werken met RFID. RFID is een technologie die in staat stelt kleine tags uit te lezen in een kast, diepvriezer of koelkast. We hangen een tag op elke bestelling en van zodra die niet meer uitgelezen wordt door de RFID lezer in de kast, weten we dat de bestelling is opgehaald. Zowel de klant, Para Ti als de producent krijgt bevestiging van ophaling. Bij niet-ophaling of een foutieve ophaling (klant heeft bijvoorbeeld zijn hoevevlees opgehaald, maar zijn eieren vergeten in de niet gekoelde kast) krijgt de klant via mail en push notificatie een herinnering aan zijn andere bestelling.

De volledigheid van het systeem; van bestelling, verwerking tot ophaling; zal volgens ons nieuwe mogelijkheden bieden voor producent en klant en zo de omzet van lokale productie verhogen. De gebruikservaring voor alle partijen (klanten, producenten en Para Ti) staat centraal.