Oprichting beeldbank regio Hout- en Blooteland

Naast het publiekrechtelijk archief uit de streek, dient er ook aandacht besteed te worden aan de private archiefbestanden in de streek. In eerste instantie wordt met deze actie gedoeld op het beeldarchief uit privaat bezit: o.a. postkaarten, foto’s, tekeningen, affiches, negatieven, enz. bij mensen thuis op zolder, in de kelder, …

Deze actie wordt ontwikkeld door de projectvereniging om het beeldmateriaal te inventariseren, digitaliseren en centraal te ontsluiten. Het format dat hiervoor zal aangewend worden wordt door Erfgoedcel CO7 ter beschikking gesteld. Het door hen opgestarte project heeft geresulteerd in een geijkte manier om beeldarchief te inventariseren en digitaal te ontsluiten via een website. Gelet op het succes, de naam en bekendheid van het bestaande project is het aangewezen dat er voor deze beeldbank afspraken worden gemaakt met het project van Erfgoedcel CO7.

Concreet gaat het onder meer over het gebruik van de handleiding voor de opleiding van vrijwilligers, het gebruik van de inventarisatie- en beschrijvingsmethode van ‘WESTHOEK verbeeldt’, de uitbouw van een gelijkaardige lokale vrijwilligerswerking en over het aansluiten bij de bestaande databank en website (www.westhoekverbeeldt.be).

De concrete afspraken hierover werden gemaakt in de zomer van 2010. Dit resulteerde in een samenwerkingsovereenkomst die door beide partijen werd ondertekend op 05/07/2010.

De digitalisatie van dit beeldmateriaal zal gebeuren in de afzonderlijke gemeenten van de projectvereniging. Praktisch gezien wordt er per gemeente een lokaal ingericht met computer en scanner. In dit lokaal kunnen de vrijwilligers de beelden inscannen en de bijzonderheden over de inhoud registreren. Deze satellietlocaties zijn noodzakelijk om de inbreng van vrijwilligers zo groot mogelijk te maken. Op regelmatige tijdstippen (eens per week) worden de ingescande zaken dan overgebracht naar Diksmuide waar ze op een centrale server worden opgeslagen.

Vrijwilligers zijn een zeer belangrijk gegeven voor de uitwerking van deze actie. Om een eenvormige manier van digitaliseren en registreren te verzekeren, wordt er aan het begin van het project een reeks vormingsmomenten voorzien. Hierbij komt nog een ‘leidraad voor de vrijwillige medewerker’ die eerder door CO7 werd uitgewerkt, om de vrijwilligers te ondersteunen in hun taken.

Om de bewustwording rond erfgoed in de streek te verzekeren, moet ook de communicatie rond het project en de website in dit project worden uitgewerkt. Hiervoor wordt nauw samengewerkt met Erfgoedcel CO7, die hiervoor al enkele formats ontwikkelde en bundelde in een leidraaid voor communicatie. Volgende zaken worden vooropgesteld:

• aansluiten bij de vrijwilligerswerking, databank en website volgens samenwerkingsovereenkomst Erfgoedcel CO7
• inrichten van vormingsmomenten in de 4 gemeenten
• inrichten van toonmomenten in de deelgemeenten
• oprichten en ondersteunen van vrijwilligersnetwerk
• regelmatig overleg en afstemming met Erfgoedcel CO7

Om het project in goede banen te leiden wordt er overgegaan tot de aanwerving van een voltijdse projectcoördinator (niveau B) voor de periode 01/03/2011 – 28/02/2013. Deze persoon zal halftijds instaan voor de begeleiding van de archiefdigitalisatie, en halftijds voor de begeleiding van de actie beeldbank. Deze personeelsbezetting is gezien het belang van o.a. een goede opvolging van de vele (circa 50) vrijwilligers zeer krap, maar dit wordt opgevangen door ondersteuning van vast personeel in de afzonderlijke gemeenten. De aanwerving zal gebeuren door 1 van de gemeenten uit de projectvereniging. Naast de begeleiding van de beide acties staat de projectcoördinator samen met de cultuurambtenaren van de betrokken gemeenten in voor de wervingscampagne van vrijwilligers, de toon- en sensibiliseringsmomenten voor de beeldbank en het voeren van de communicatie rond beide projecten.