Programmaperiode
PDPO II-projecten ('07-'13)
Thema
Ruraal ondernemerschap
Provincie
Oost-Vlaanderen
Assen
As 4
Beginjaar
2012
Projectkost
€63.750,00
Promotor
Streekplatform+ Meetjesland
Periode
-
Situering
Dit project omvat een specifiek onderdeel van het opstarten van het SNM (Streeknetwerk Meetjesland), nl. het integreren van een aantal ondersteunende diensten (boekhouding, ICT, …).
Het SNM wordt een vernieuwende structuur die regionale organisaties samenvoegt. Het kader hiervoor wordt gecreëerd enerzijds van bovenaf (proeftuinproject i.h.k.v de Interne Staatshervorming), anderzijds door de regio zelf (gemeenten en regionale organisaties).
Dit project betreft enkel de opstart van het delen van diensten binnen het SNM, en niet de inhoudelijke werking zelf.
Doelstellingen
- Opstarten gedeelde diensten binnen het SNM (zie discussieschema in bijlage 4) : het project betreft heel specifiek het opstarten van een aantal gedeelde ondersteunende diensten binnen het SNM. De gemeenten vragen uitdrukkelijk dat de regionale organisaties met maximale efficiëntie van ondersteunende diensten zouden werken. Waar nu elke regionale organisatie zelf mensen en middelen investeert in de eigen boekhouding, personeelszaken, ICT, en zo meer… , zou binnen één structuur een bundeling van deze versnipperde taken tot efficiëntiewinst moeten leiden. Een oplijsting van potentieel te delen taken steekt in bijlage 5, met aanduiding van degene die in een eerste fase zullen aangepakt worden.
- Om een nieuw gedeeld systeem (o.a. boekhouding, ICT, personeelsbeleid, …) te ontwikkelen, is de expertise van specialisten nodig. We denken ondermeer aan volgende deskundigen:
- -jurist (vzw-wetgeving, projectvereniging-wetgeving, decretale verplichtingen)
- boekhouder
- ICT-deskundige (samenvoeging informaticasystemen, met delen van servers en informatie, databestanden, adressen- en fotobestanden, verslagen en documenten, …)
- personeelszaken, personeelsbeleid, organigram, profielen, …
- communicatie: communicatieplan voor de regio, tools en producten, …
- andere…
- Voor een aantal zaken kan de deskundigheid van bv. een gemeentelijke boekhouder of jurist, … ingeroepen worden. We voorzien echter dat deze mensen beperkt tijd zullen kunnen investeren wegens prioriteiten in eigen huis. Daarbij is een gemeente als structuur niet volledig vergelijkbaar met het samenvoegen van bestaande en verschillende types van organisaties (vzw's, projectverenigingen, interlokale verenigingen, …), allemaal structuren met eigen regels en wetten waar gemeentelijke ambtenaren niet mee vertrouwd zijn. We mogen hier immers geen halfslachtig werk leveren of twijfel creëren, en foute ingrepen doen.
- Van de betrokken experten verwachten we :
- analyse van de huidige situatie en advies over het te hanteren systeem voor samenvoeging, in overleg met de deelnemende regionale organisaties, en rekening houdend met Vlaamse regelgeving
- - het effectief implementeren van het gedeelde systeem, zij het voor informatica, boekhouding, communicatie, …
- Het voorbereidend overleg, het vele bevragen en afstemmen met de regionale organisaties, het omkaderen van de externe experten zal door het Streekplatform+ personeel gebeuren.
- Volgens het SMART-principe zijn de doelstellingen dus:
- Specifiek: opstart van het SNM, met het betrekken van externe expertise om gericht welbepaalde ondersteunende diensten te kunnen delen en opstarten.
- Meetbaar: het aantal organisaties dat instapt is een meetbare voorwaarde, evenals het aantal diensten of taken dat kan samengevoegd worden (bv. boekhouding, ICT, personeelszaken, …)
- Acceptabel: door het betrekken van specialisten (bv jurist, boekhouder, IT-deskundige, …) wordt correct berekend wat een samenvoeging betekent, en zien de betrokken partners wat acceptabel is (en wat eventueel niet).
- Realistisch: idem als hierboven: specialisten/ externe deskundigen zijn best geplaatst om het delen van specifieke diensten te berekenen en ook hierin te adviseren, zodat we een realistisch beeld krijgen van het effect en van de efficiëntiewinst.
- Tijdsgebonden: dit project houdt ondersteuning in tijdens de opstartfase. Nadien werkt het SNM verder met de middelen die nu in de afzonderlijke organisaties aangewend worden.
- Wat is dus met andere woorden het tastbaar resultaat van dit opstartproject:
- Dit project wil concreet realiseren: het samenbrengen van x aantal boekhouding naar 1 analytische boekhouding, van x ICT-systemen naar 1 performant systeem, enz.
- Dit houdt in dat we tot een solide, duurzame structuur komen:
- die maximaal kan inpikken op toekomstige ontwikkelingen op regioniveau
- die inhoudelijk maximaal rendement opbrengt, ten goede van de regio en zijn actoren (lokale besturen, middenveld, hogere overheden, alle plattelandsactoren)
- die een maximale efficiëntie nastreeft voor ondersteunende diensten
- die in de toekomst een slagkrachtiger projectwerking kan opzetten
Uitvoering
Streekplatform+ Meetjesland
Adres
Meetjesland-Leie-Schelde
België
Geert Van de Woestyne
9900 Eeklo
België